Sist oppdatert: 09.07.21
1. INTRODUKSJON
Denne personvernerklæringen er utarbeidet av Keyfree AS («Keyfree«, «vi«, «oss«) for å sørge for at du får den informasjonen vi er pålagt å gi deg. Personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler dine personopplysninger, hvorfor vi behandler dine personopplysninger (formål) og på hvilket rettslig grunnlag vi behandler dine personopplysninger. Personvernerklæringen beskriver blant annet hvordan vi behandler personopplysninger ved din bruk av våre produkter og tjenester knyttet til digitale låssystemer og styring av smarthus («Tjenestene«). I tillegg beskriver personvernerklæringen hvilke rettigheter du som registrert har etter General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679) og den norske personvernlovgivningen (sammen «Personvernlovgivningen«).
2. Keyfree som behandlingsansvarlig
Keyfree er behandlingsansvarlig for behandlingen personopplysninger. Som behandlingsansvarlig er vi ansvarlig for å overholde den Personvernlovgivningen som gjelder til enhver tid når vi behandler dine personopplysninger.
I den utstrekning vi behandler personopplysninger på vegne av næringsdrivende kunder, borettslag eller sameier, er det kunden som er behandlingsansvarlig for dataen som vi behandler. Hvis vi behandler personopplysninger som databehandler, vil vi inngå en databehandleravtale med den som er behandlingsansvarlig, jf. GDPR artikkel 28.
3. Hvem behandler vi personopplysninger om?
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
Privatkunder
Kontaktpersoner hos kunder
Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
Kandidater som er aktuelle for ansettelse hos oss
Besøkende på vår nettside
Abonnenter på vårt nyhetsbrev
For næringsdrivende kunder, borettslag og sameier vil vi behandle personopplysninger om brukere av Tjenesten som databehandler. Slike brukere kan eksempelvis være ansatte, beboere og leverandører som bruker Tjenestene på vegne av vår kunde.
4. Hvilke Personopplysninger behandler Keyfree?
4.1 Brukere av Tjenestene
4.1.1 Kjøpere av Tjenestene gjennom vår nettside
Når du kjøper Tjenestene gjennom vår nettside behandler vi opplysninger om:
Kontakt- og leveringsinformasjon: Ditt fulle navn, e-postadresse, postadresse og telefonnummer.
Faktureringsinformasjon: Vi lagrer betalings- og fakturainformasjon (som f.eks. kortnummer, betalingsstatus, osv.).
4.1.2 Brukere som lager brukerkonto hos oss
Når du lager en Keyfree brukerkonto hos oss behandler vi opplysningene du gir oss om:
Kontaktinformasjon: (tilsvarende som beskrevet i punkt 1.1 over)
Faktureringsinformasjon: (tilsvarende som beskrevet i punkt 1.1 over)
4.1.3 Data som genereres ved din bruk av Tjenestene
Når du bruker Tjenestene genereres data om hvordan du bruker Tjenestene, som for eksempel informasjon om åpning- og låsing av elektroniske dørlåser og bevegelsesdata fra eventuelle sensorer. Slik data kan inneholde indirekte personopplysninger om registrerte.
4.2 Kontrakter med næringsdrivende, borettslag og sameier
Vi samler inn og behandler signaturer, navn og kontaktdetaljer for å administrerer kontrakter vi inngår med våre leverandører, bedriftskunder og samarbeidspartnere.
4.3 Brukere gjennom næringsdrivende, borettslag og sameier
Når brukere av Tjenestene får tilgang gjennom næringsdrivende, borettslag eller sameier som har inngått kundeavtale med oss, samler vi inn og behandler opplysninger på vegne a disse som en databehandler.
Personopplysningene vi samler inn som databehandler vil kunne sammenfalle med personopplysningene som er beskrevet i punkt 4.1 over.
Det vil imidlertid være vår kunde som er behandlingsansvarlig for vår behandling av dine personopplysninger, og vi vil kun behandle dine personopplysninger i henhold til en skriftlig instruks fra den behandlingsansvarlige i medhold av en egen databehandleravtale, jf. GDPR artikkel 28.
4.4 For øvrige registrerte
4.4.1 Rekruttering av nye medarbeidere
Vi samler inn og behandler følgende personopplysninger om søkere og andre aktuelle kandidater ved rekruttering av medarbeidere:
Kontaktinformasjon: Fullt navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer, CV, referanser, stillingstittel og eventuell arbeidsgiver.
4.4.2 Besøk på vår hjemmeside
Når du besøker vår hjemmeside, vil vi lagre enkelte informasjonskapsler (cookies) på enheten din.
Behandling og lagring av opplysninger ved bruk av informasjonskapsler krever at den besøkende er informert om at informasjonskapslene brukes og har samtykket til dette (jf. ekomloven § 2-7 b). Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler i erklæring for informasjonskapsler her.
4.4.3 Nyhetsbrev
Dersom du abonnerer på vårt nyhetsbrev, vil vi behandle personopplysninger om deg i form av dine kontaktopplysninger.
5. Hva er Formålet med behandling av personopplysninger?
Keyfree behandler personopplysninger for følgende formål:
Vi behandler personopplysningene angitt i punkt 1 og 4.2 ovenfor fordi det er nødvendig for å etablere og administrere kundeforholdet, for faktureringsformål og for å forbedre og videreutvikle Tjenestene. Vi behandler også fakturainformasjon for å etterleve våre lovpålagte plikter.
Vi behandler personopplysninger angitt i punkt 3 ovenfor som databehandler for å oppfylle en skriftlig instruks om behandling av personopplysninger gitt av en kunde som er behandlingsansvarlig for personopplysningene.
Vi behandler personopplysningene angitt i punkt 4.1 for å rekruttere nye medarbeidere.
Vi behandler personopplysningene angitt i punkt 4.2 og 4.4.3 for å gi deg informasjon om nye produkter og tjenester, samt annen informasjon vi tror våre kunder har interesse av å motta.
6. Hva er behandlingsgrunnlaget for vår behandling av personopplysninger?
Personvernlovgivningen tillater oss å behandle dine personopplysninger kun når vi har et såkalt «behandlingsgrunnlag». Vårt behandlingsgrunnlag avhenger av hvilke personopplysninger vi behandler og formålet for behandlingen. For behandlingen av helseopplysninger gjelder det særlige krav til hva som utgjør et gyldig behandlingsgrunnlag. Følgende behandlingsgrunnlag er relevant for vår behandling av personopplysninger som angitt ovenfor:
Oppfylle en avtale med deg. For å benytte deg av Tjenestene som privatkunde må du inngå en avtale med oss. Vi behandler dine personopplysninger for å inngå og for å oppfylle avtalen med deg, herunder for å levere de Tjenestene som avtalen gjelder.
Rettslige plikter. Vi behandler faktureringsinformasjon for å oppfylle våre lovpålagte plikter etter bokføringslovgivningen.
Vi behandler e-postadressen din i forbindelse med utsendelse av nyhetsbrevet vårt på grunnlag av ditt samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet.
Berettigede interesser. Vi behandler ulike personopplysninger på bakgrunn av våre berettigede interesser. Vår vurdering er behandlingen er nødvendig for formål knyttet til våre berettigede interesser, og at disse går foran ditt personvern. Vi benytter dette behandlingsgrunnlaget for de følgende behandlingsaktivitetene:
Dersom du er en kontaktperson for vår kunde (eksempelvis fordi kunden er en juridisk person), vil vi behandle din kontaktinformasjon fordi det er nødvendig for formål knyttet til Keyfrees berettigede interesser i etablering og administrering av kundeforholdet vi har med kunden som du er kontaktperson for. Se punkt 2.
Vi behandler opplysninger om hvordan våre Tjenester brukes på grunnlag av vår berettigede interesse i å forbedre og videreutvikle Tjenestene våre. Se punkt 1.3.
Vi behandler personopplysninger i forbindelse med vårt rekrutteringsarbeid på grunnlag av vår berettigede interesse i å vurdere og ansette egnede personer i Keyfree. Se punkt 4.1.
7. Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandlere
Vi benytter oss av forskjellige tjenesteleverandører som yter IT-tjenester og andre administrative tjenester til oss. Vi har inngått databehandleravtaler med disse tjenesteleverandørene som pålegger de aktuelle selskapene å sørge for at personopplysninger som disse tjenesteleverandørene eventuelt behandler på vegne av oss er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende, og at de heller ikke brukes til andre formål.
Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre aktører enn de som er nevnt ovenfor, med mindre vi er lovpålagt å utlevere denne informasjonen.
8. Hvor lenge vil vi oppbevare dine personopplysninger?
Vi vil slette eller anonymisere personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, samt i samsvar med de følgende sletterutinene:
Faktureringsinformasjon og personopplysninger relatert til dette vil bli lagret i det tidsrommet som følger av lovpålagte krav, slik som bokføringslovgivningen.
9. Hvilke rettigheter har du?
Når vi behandler dine personopplysninger, har du følgende rettigheter:
Rett til innsyn. Du kan få innsyn i personopplysningene og informasjon om hvordan vi behandler dem.
Rett til retting. Du kan be oss om å rette opp i feilaktige personopplysninger om deg.
Rett til sletting (retten til å bli glemt). Du kan be oss om å slette dine personopplysninger.
Rett til begrensning. Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger.
Rett til å protestere. Du kan protestere mot behandlingen av personopplysningene dine.
Du kan be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller andre i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format.
Vi gjør oppmerksom på at det gjelder unntak og nærmere vilkår for rettighetene som er beskrevet ovenfor, og at ikke alle rettighetene vil være relevante for alle våre forbindelser. Du kan lese mer om dine rettigheter på hjemmesidene til Datatilsynet, her.
10. Hva gjør vi for å sørge for at personopplysningene dine er sikret?
Som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger har vi det overordnede ansvaret for å sørge for at dine personopplysninger behandles og oppbevares på en sikker måte. Dette innebærer at vi må treffe tekniske og organisatoriske tiltak som er egnet til å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Av sikkerhetsmessige grunner er det begrenset hvor mye vi kan utdype hvilke tekniske sikkerhetstiltak vi har gjennomført og etablert. Vi kan imidlertid si at alle våre medarbeidere er pålagt taushetsplikt om dine personopplysninger der dette er nødvendig, at vi har truffet tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre integriteten og tilgjengeligheten av dine personopplysninger, og at slike opplysninger ikke kommer på avveie.
11. Datatilsynet og gjeldende personopplysningslovgivning
Datatilsynet er ansvarlig for å føre kontroll med personvernregelverket og tilsyn med norske selskapers behandling av personopplysninger. Du kan kontakte oss når du vil om du har klager om vår behandling av dine personopplysninger. Du kan også klage til Datatilsynet eller en tilsynsmyndighet i EU/EØS-land der du bor eller arbeider, eller der den påståtte overtredelsen har funnet sted.
Kontaktinformasjon til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside her. På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter og dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslov.
Den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning er tilgjengelig på Lovdata. Personopplysningsloven finner du her.
12. Endringer
Fra tid til annen kan vi revidere denne personvernerklæringen som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av ny personopplysningslovgivning. Når personvernerklæringen endres, vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside.
Vi anbefaler derfor at du fra tid til annen ser igjennom personvernerklæringen når du besøker vår hjemmeside.
13. Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller ønsker mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du kontakte oss på personvern@keyfree.no.
Keyfree AS
Nils Hansens Vei 2c, 0666 Oslo
kontakt@keyfree.no.